Existe un enrome consenso en torno al hecho de que tener ideas no es suficiente. Hay que ser capaces de implementarlas, convertirlas en innovación y obtener resultados. También es muy aceptada la visión de que los empleados conocen el día a día mucho mejor que los directivos, y pueden ser una fantástica fuente de conocimiento y creatividad para generar ideas que mejoren los procesos, la experiencia de los clientes, o incluso para crear nuevos productos o servicios.
Lo que tal vez no sea tan claro, es como crear sistemas que aprovechen el talento interno, que involucren a todas las personas de la organización, y cuyo objetivo no sea simplemente generar ideas, sino implementarlas y lograr resultados a partir de ellas. La respuesta a todo esto es la innovación de abajo hacia arriba (bottom-up innovation), que en ningún caso debe confundirse, únicamente, con establecer un sistema de recogida de ideas.
La innovación de abajo hacia arriba se basa en aprovechar el talento interno y recoger ideas procedentes de todos los rincones de la organización, pero va más allá de eso. Diseñar e implementar un programa de innovación de abajo hacia arriba, es un modo de lograr resultados, de crear una cultura de innovación, de dar voz a los empleados, de permitirles que aporten su talento y participen de manera continuada en lo que la organización debe ser, y en consecuencia de incrementar el compromiso de los empleados con la empresa. Sin embargo, para que el programa sea exitoso se deben tener en cuenta una serie de elementos.
1) Liderazgo
Una cosa es decir que se desea innovar, y otra actuar para que la innovación se produzca. Innovar requiere esfuerzos, y recursos, por ejemplo tiempo y dinero. Los líderes deben apoyar sus palabras con acciones que demuestren su compromiso hacia la innovación. En el caso concreto de la implementación de un programa de innovación de abajo hacia arriba, esto implica, entre otras cosas, realizar una serie de inversiones.
- Sistema de captura de ideas (software, intranet,etc)
- Tiempo de empleados y directivos para generar, seleccionar e implementar ideas.
- Premios e incentivos.
- Formación de los diferentes perfiles involucrados en el programa
- Recursos financieros para la implementación de las ideas seleccionadas.
2) Estrategia y objetivos
Uno aspecto fundamental, y a menudo omitido, es asegurar que las ideas recibidas estén alineadas con la estrategia y los objetivos de la empresa. Para lograrlo, habrá que traducir los objetivos en términos de retos que sean relevantes y comprensibles para los empleados.
No tener esto en cuenta, puede conducir a recibir una avalancha de ideas, que no tengan ninguna relación entre ellas, y que queden lejos de los objetivos la empresa. Lo que significa que el programa no generará los resultados previstos, y terminará siendo eliminado.
3) Proceso
Debe establecerse un proceso que marque las etapas por las que pasarán las ideas hasta llegar a su implementación y posterior lanzamiento. El proceso debe ser conocido por todos los miembros de la organización. Debe ser lo más simple posible, para facilitar tanto su comprensión como su gestión.
Un proceso típico puede constar de cuatro etapas:
- Generación de ideas Esta primera etapa es la que debe alimentar el proceso. Las ideas pueden generarse en sesiones de creatividad, o recogerse directamente a través de un software de gestión de ideas. Una vez se haya lanzado un reto, es importante establecer un periodo de tiempo en el que se aceptan ideas.
- Evolución de las ideas En esta etapa las ideas podrán ser consultadas por cualquier miembro de la organización, con el fin de aportar sugerencias que permitan enriquecerlas y hacerlas evolucionar.
- Selección de las ideas A partir de una serie de criterios, los responsables de evaluar las ideas, deberán tomar una de las siguientes decisiones: a) la idea es rechazada b) la idea es devuelta para que sea revisada/evolucionada antes de tomar una decisión c) la idea es aceptada pero se aplaza su implementación d) la idea es aceptada y pasa a implementación
- Implementación En esta etapa la idea deberá recibir recursos (personas, tiempo, fondos,etc) para ser implementada.
4) Estructura
El mayor problema de muchas empresas a la hora de innovar, no es la falta de ideas sino la posterior evaluación e implementación de las mismas. Esta situación se debe a no contar con una estructura que sea la responsable de hacer avanzar las ideas. Por este motivo, es clave definir responsabilidades y funciones en torno a cualquier programa de innovación.
Además de considerar a todos los miembros de la organización, existen cuatro perfiles que deben ser tenidos en cuenta a la hora de formar esa estructura
- Intraemprendedores. Independientemente de la posición que ocupen en la organización, aquellas personas que destaquen por la calidad las ideas aportadas, o por su capacidad de desarrollarlas e implementarlas, deberán tener un tratamiento especial dentro del programa.
- Mentores Serán los responsables de fomentar la participación de los empleados, de facilitar las sesiones de creatividad, y de contribuir a evolucionar e implementar las ideas. En caso de empresas de cierto tamaño, jugarán también un papel muy importante en la expansión del programa a otras unidades de negocio o áreas geográficas.
- Managers Serán los responsables de lanzar los retos, y por lo tanto responderán de su gestión, así como de todas las ideas que se generen en torno a ellos. Deberán también aportar los recursos necesarios para el éxito de cada programa concreto.
- Miembros del comité de ideas Serán los responsables de evaluar y priorizar las ideas. En muchas empresas existen comités estables, si bien es recomendable incluir también a los “propietarios” de cada reto, es decir los managers.
5) Métricas
Cualquier proceso que se quiera gestionar correctamente se tiene que medir. Así pues, para el control y la mejora del sistema de gestión de las ideas es imprescindible el establecimiento de unos indicadores. Estos proporcionan información para la toma de decisiones correctivas para paliar las desviaciones entre los objetivos y la realidad.
Los indicadores deben estar vinculados a las diferentes etapas del proceso, y a los objetivos del sistema. A la hora de concretarlos hay que tener en cuenta que estos deben responder básicamente a cuatro preguntas:
- ¿Se dedican los recursos necesarios?
- ¿Se dispone de los procesos adecuados?
- ¿Se ejecutan los procesos de forma correcta?
- ¿Se obtienen los resultados esperados en relación al esfuerzo realizado?
6) Reconocimiento
Establecer los mecanismos de reconocimiento más adecuados será clave para asegurar la longevidad del programa, y mantener un nivel elevado de motivación entre los empleados. Por lo tanto, es recomendable ofrecer algún tipo de incentivo o premio, siempre que una idea sea implementada.
Este tema es abordado de modos muy distintos, tanto en lo que se refiere al modo de entregar los premios, como a los propios premios. Un modo interesante de realizar lo primero, es el de organizar el día de las ideas, en el cual se celebra un evento y se reparten los premios. Es un modo de mandar un mensaje contundente de la importancia de que la empresa le da a las ideas y la innovación.
7) Formación de las personas involucradas
La creatividad es una habilidad que puede ser entrenada. Para el éxito del sistema, se deberá diseñar e implementar un programa de formación que permita a los empleados desarrollar su capacidad creativa. Es conveniente que los empleados reciban formación en dos áreas concretas:
- Búsqueda de problemas (Problem finding)
- Resolución de problemas (Problem solving)
Además habrá que definir formaciones para el resto de perfiles involucrados, es decir para los mentores, los managers y los miembros del comité de selección de ideas.
8) Movilización de los empleados
Lograr que los empleados se sientan inspirados y comprometidos con el programa, es tal vez la parte más difícil. Sin embargo, es clave para obtener resultados. Por ello, habrá que tratar de manera muy concienzuda este aspecto.
Los principales temas a tener en cuenta a la hora de abordar este aspecto son los siguientes:
- Definir la necesidad de innovar y la motivación para instaurar el programa (call to action)
- Comunicar de manera clara lo que se espera del programa.
- Ofrecer inspiración y tiempo.
- Explicar como las contribuciones de cada empleado impactan en la empresa.
- Destacar la transparencia del programa y la confianza depositada en cada empleado.
- Presentar el programa como una oportunidad para los empleados de tener voz, ser reconocidos y mostrar sus habilidades.
- Crear una conexión emocional, es decir hacer sentir a los empleados que el programa es relevante también para ellos.
Cada vez estoy más convencido de que las diferencias más relevantes que existen entre las empresas que triunfan y aquellas que simplemente sobreviven, son las personas y el modo de gestionarlas. Por lo tanto, en una era en que la creatividad y la innovación son claves para competir, y teniendo en cuenta que las ideas son generadas por personas, parece poco conveniente no aprovechar todo el talento interno, y ofrecer mecanismos para que todos los miembros de la organización contribuyan con sus ideas a hacer avanzar la organización.
Los tiempos en que las buenas ideas solo se le podían ocurrir al jefe, han pasado, afortunadamente, a mejor vida. Las buenas ideas pueden proceder de cualquier rincón de la organización. Para poder disponer de ellas, simplemente hay que confiar en los empleados, y establecer un sistema que permita sacar todo el provecho posible de la creatividad que se acumula dentro de la organización.
