Cosas a tener en cuenta para organizar un concurso de ideas.

En su esfuerzo por estimular la generación de nuevas oportunidades e ideas, las empresas recurren a todo tipo de métodos. Uno de ellos, es el de organizar concursos de ideas, y ofrecer premios a los ganadores. La participación en estos concursos puede limitarse a las personas que trabajan en la organización, concursos internos (emprendeduría corporativa), o traspasar los muros de la empresa y abrirse a cualquier persona que desee participar, concursos externos.

En este segundo caso estaremos utilizando el ya famoso concepto de innovación abierta. Que se basa en el principio, de que por más talento que tengas en tu organización, fuera de ella existirá siempre una cantidad mayor del mismo. Este tipo de concursos permiten a las empresas llegar a una gran cantidad de personas, y son especialmente recomendables cuando se precisa resolver problemas concretos, especialmente cuando estos son de naturaleza técnica o científica.

En esta entrada deseo centrarme en el primer tipo de concursos de ideas, es decir en los internos, y compartir algunos aspectos que considero importantes.

Objetivos de los concursos de ideas internos

En general estas competiciones tienen como objetivo el de generar ideas que permitan mejorar los productos y servicios actuales, o incluso desarrollar nuevos productos o servicios. Sin embargo, pueden tener un segundo objetivo igualmente importante, que no es otro que el de desarrollar la capacidad creativa y emprendedora de las personas que trabajan en la organización. Motivo por el cual, la función de RRHH debe ser consultada, y tenida en cuenta, tanto en su diseño como en su ejecución.

Funcionamiento de los concursos de ideas internos

Lo más recomendable es que estas competiciones sean abiertas, y que cualquier persona de la organización pueda participar en ellas, y contribuir con sus ideas a dar respuesta a los retos a los que se enfrenta la organización.  El proceso de envío de ideas, debe ser lo más simple posible. Todo lo que debe ser necesario es una plantilla de una hoja en la que se deban detallar diferentes aspectos. Si se trata de ideas relacionadas con nuevos productos o servicios, una posibilidad sería incluir los siguientes campos:

• Nombre de la idea y de la persona que la envía
• Categoría en la que compite (en caso de existir diferentes categorías)
• Breve descripción de la idea que detalle los elementos de diferenciación que contiene la idea.
• Público objetivo a quien va dirigido.
• Necesidades que satisface/Problemas que resuelve.
• Beneficios que aporta para el público objetivo y para la empresa.
• Tecnología necesaria para su desarrollo (si aplica).

Un concurso de ideas típico puede tener una duración de unas ocho semanas. Este periodo de tiempo incluye el tiempo que pasa entre el anuncio del concurso, y el anuncio de los ganadores Antes de iniciarse el concurso, es fundamental informar acerca de su celebración y de su funcionamiento. Para ello es conveniente utilizar cuantos más canales sean posibles, por ejemplo: correo electrónico, intranet, pósters, sesiones presenciales, etc.

El concurso debe constar de varias rondas. En su versión mínima se puede limitar a dos rondas. En la primera se reciben las ideas, y es recomendable que las personas o equipos que han contribuido con sus ideas deban presentarlas y defenderlas ante un jurado. Se trata de presentaciones breves, de unos cinco minutos de duración, en las que el jurado pueda plantear algunas preguntas, y posteriormente seleccionar las ideas que pasan a la segunda ronda.

Las personas cuyas ideas hayan sido seleccionadas, habrán recibido feedback por parte del jurado, en ocasiones también de otras personas de la organización, y tendrán unas cuatro semanas para realizar modificaciones, y trabajar en la mejora de las ideas y de la presentación de las mismas. Pasado ese espacio de tiempo, volverá a presentarla delante del jurado (en ocasiones el jurado puede haber variado entre ambas rondas).

Es recomendable realizar un evento en torno a estas finales de ideas, y que puedan acudir todos las personas de la organización. Contar con un maestro de ceremonias, premios para los ganadores e incluso grabar las presentaciones, otorgará al evento un cariz más competitivo así como un mayor nivel de importancia. Las ideas que hayan ganado serán anunciadas en ese mismo evento.

Posteriormente, los ganadores del concurso deben de poder disponer de tiempo, presupuesto y apoyo para seguir con el desarrollo de su idea. Por lo general, es adecuado ofrecerle un mentor, o incluso un equipo, así como un periodo de tiempo específico para que la idea sea lanzada, o entre en el proceso de innovación formal de la empresa.

Temas a considerar en el diseño del concurso

• Tipos de ideas: es fundamental establecer de manera clara que tipos de ideas se esperan. Para ello pueden determinarse una serie de condiciones que deben cumplir las ideas para ser tenidas en cuenta, o definir los diferentes retos de innovación para los que se solicitan ideas.
• Exponer los objetivos: además del tipo de ideas que se desean, deben exponerse de manera clara los objetivos que han motivado a la celebración del concurso. Tanto si se trata de objetivos de mercado, como si se incluyen objetivos relacionados con el desarrollo de la capacidad emprendedora de los integrantes de la empresa.
• Formar  e inspirar a las personas de la organización: pretender que personas que se ocupan del día a día de la empresa, puedan sorprendernos de manera masiva con ideas brillantes, es caer en un optimismo casi ingenuo. Las personas deben desarrollar sus capacidades de descubrimiento, eso junto a formación en técnicas creativas, les permitirá descubrir problemas y generar ideas para resolverlos.
• Criterio de selección: los criterios en base a los cuales van a ser evaluadas las ideas deben ser conocidos desde el momento del anuncio del concurso, así como el peso de cada uno de ellos. Un ejemplo sería utilizar cinco criterios como, nivel de novedad, factibilidad, potencial de mercado, alineamiento con los objetivos de la empresa, y calidad de la presentación.
• Composición del jurado: el jurado puede estar formado por internos y externos, pero es clave que cuente con algún representante de la alta dirección. Debe gozar de la máxima credibilidad y reputación tanto en términos de técnicos como de negocio.
• Los premios: mi recomendación es que el premio principal esté relacionado con la posibilidad de disponer de tiempo, presupuesto y apoyo, para desarrollar la idea. En caso de optar por otro tipo de premios, hay que prever que camino seguirán las ideas ganadoras. 
• Comunicación del "feedback: todas las ideas, independientemente de si superan o no las rondas, deben recibir feedback por parte del jurado. En el caso de las ideas no seleccionadas, el feedback no solo debe incluir las razones por las que se ha rechazado una idea, sino que debe ser elaborado, y contener sugerencias para mejorar la idea.

Concluyendo

Un concurso de ideas puede ser un mecanismo muy adecuado para generar nuevas ideas y fomentar la creatividad y la capacidad de emprender de los miembros de una organización. Sin embargo, si no se tienen en cuenta una serie de aspectos, podemos tener los mismos problemas que tienen la mayoría de buzones de ideas. Es decir, una participación casi nula, e ideas de muy poca calidad. 

Aunque hoy contemos con programas de gestión de ideas muy avanzados, algunos que incluso incluyen elementos de gamificación,  no perdamos de vista que el éxito de estas iniciativas depende de la motivación y el conocimiento de las personas que forman la organización. De ahí que una vez más, insista en la necesidad de no olvidar a la función de RRHH cuando se desee impulsar este tipo de concursos.